河北大学医学部校区会议室使用管理办法（试行）

 
    为进一步加强对医学部校区会议室、报告厅、工会活动室等场所(以下统称“会议室”)的管理，提高使用效率，确保各类会议及活动规范有序进行，结合医学部校区实际，特制定本办法。

第一条  会议室管理范围

第二条  会议室使用范围

各会议室只用于由医学部及校区各学院主办、承办的各类会议、培训等，不对个人及外单位开放，严禁举办涉及商业性质的各类活动。使用范围如下：

（1）报告厅用于召开各类大型会议、学术报告、讲座、培训、典礼等。

（2）工会活动室用于医学部校区各分工会组织的座谈、节目排练及其他小型文娱活动。

（2）其它会议室用于校区内各类工作会议及会谈。如遇特殊情况，由医学部综合管理办公室协调安排。

第三条  会议室管理

（1）会议室由综合管理办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。

（2）会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则，优先满足全局性会议使用。若时间安排上有冲突，原则上按申请时间先后顺序确定。

（3）会议室内设施由综合管理办公室安排专人负责，任何单位和个人不得擅自使用会议室、操作多媒体设备，以及更改设施设备摆放位置；不允许乱钉、乱挂其它标识。

（4）使用单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。负责会务工作及会场布置，所产生费用由使用单位负担。

（5）使用单位要爱护会议室的各类设施，自觉维护环境卫生。会议结束后，使用单位应及时通知管理人员，一同检查会议室内各类设施，并进行清理后方可离开会场。如有设施损坏、丢失等现象，由使用单位负责赔偿。对于违反规定和不配合管理的单位，将暂停其使用。

第四条  审批程序

（1）实行预约审批制度。使用单位须提前3个工作日向综合管理办公室预约，综合管理办公室根据会议级别及申请先后顺序进行统一安排。

（2）预约成功后填写《会议室使用申请表》（附件2），报综合管理办公室办理使用手续。

（3）参加人数超过200人的会议须提前到医学部校园管理办公室备案，由校园管理办公室对使用单位制定的治安、消防等突发事件的安全措施进行审核。

第五条  附  则

（1）上级单位或属地相关部门安排的活动，由综合管理办公室协调安排，并报医学部主任批准后方可使用。

（2）本《办法》自发布之日起执行，由综合管理办公室负责解释。

会议室（报告厅、工会活动室）使用申请表

（上联交综合管理办公室留存，下联由办公室填写并加盖公章后交管理人员）

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               （单位）于    年  月  日  时  分至  月  日  时  分

使用                （场所），召开                         （会议），

联系人：           ，联系电话：               。