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河北大学医学部校区会议室使用管理办法(试行)

添加时间:2017-12-25 16:15:42  浏览次数:

 
    为进一步加强对医学部校区会议室、报告厅、工会活动室等场所(以下统称“会议室”)的管理,提高使用效率,确保各类会议及活动规范有序进行,结合医学部校区实际,特制定本办法。

第一条  会议室管理范围

名称

位置

座位数

备注

报告厅

新楼一层

330

阶梯式

新楼会议室

新楼一层

80

椭圆桌

四楼会议室

行政楼四层

60

椭圆桌

三楼会议室

行政楼三层

16

沙发

工会活动室

     

第二条  会议室使用范围

各会议室只用于由医学部及校区各学院主办、承办的各类会议、培训等,不对个人及外单位开放,严禁举办涉及商业性质的各类活动。使用范围如下:

1)报告厅用于召开各类大型会议、学术报告、讲座、培训、典礼等。

2)工会活动室用于医学部校区各分工会组织的座谈、节目排练及其他小型文娱活动。

2)其它会议室用于校区内各类工作会议及会谈。如遇特殊情况,由医学部综合管理办公室协调安排。

第三条  会议室管理

1)会议室由综合管理办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。

2)会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则,优先满足全局性会议使用。若时间安排上有冲突,原则上按申请时间先后顺序确定。

3)会议室内设施由综合管理办公室安排专人负责,任何单位和个人不得擅自使用会议室、操作多媒体设备,以及更改设施设备摆放位置;不允许乱钉、乱挂其它标识。

4)使用单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。负责会务工作及会场布置,所产生费用由使用单位负担。

5)使用单位要爱护会议室的各类设施,自觉维护环境卫生。会议结束后,使用单位应及时通知管理人员,一同检查会议室内各类设施,并进行清理后方可离开会场。如有设施损坏、丢失等现象,由使用单位负责赔偿。对于违反规定和不配合管理的单位,将暂停其使用。

第四条  审批程序

1)实行预约审批制度。使用单位须提前3个工作日向综合管理办公室预约,综合管理办公室根据会议级别及申请先后顺序进行统一安排。

2)预约成功后填写《会议室使用申请表》(附件2),报综合管理办公室办理使用手续。

3)参加人数超过200人的会议须提前到医学部校园管理办公室备案,由校园管理办公室对使用单位制定的治安、消防等突发事件的安全措施进行审核。

第五条    

1)上级单位或属地相关部门安排的活动,由综合管理办公室协调安排,并报医学部主任批准后方可使用。

2)本《办法》自发布之日起执行,由综合管理办公室负责解释。

 

 

会议室(报告厅、工会活动室)使用申请表

使用单位

 

使用地点

 

使用时间

 

联 系 人

 

联系电话

       

 

 

会议名称

(使用单位需提供完整、准确的会议名称,办公室依此制作电子条幅,审批后不得随意更改)

参会人员及人数

(注明校内、校外参会人数)

 

安全措施:(安全措施:200人以上活动需制定安全预案报校园管理办公室备案、审核。)

 

                                 审核签字:    (盖章)

布置会场时间及要求:

 

使用单位意见

 

单位负责人签字:    (盖章)

综合管理办公室

审批意见

 

  签字:

         

(上联交综合管理办公室留存,下联由办公室填写并加盖公章后交管理人员)

…………………………………………………………………………………………………………………

               (单位)于    年  月  日  时  分至  月     

使用                (场所),召开                         (会议),

联系人:           ,联系电话:               

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